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Para conocer plenamente el rendimiento de tu equipo y entender cómo cada una de las acciones del proceso de ventas contribuye a los ingresos obtenidos, los jefes de ventas dependen de los datos y los informes.
Los indicadores de rendimiento individual y de equipo ofrecen a los directivos una visión clara del rendimiento de los miembros de su equipo, les permiten saber si van por buen camino para alcanzar sus objetivos y, en consecuencia, identificar las áreas de mejora. No hace falta decir que los ingresos obtenidos por los equipos de ventas repercuten directamente en el crecimiento de la empresa, por lo que es una función clave para estas, independientemente de su tamaño.
Si bien existe una gran cantidad de habilidades y matices que intervienen en la relación con cada uno de los prospectos (y en cada punto de contacto), el hecho de que habitualmente hablemos de cantidades específicas en euros en las ventas facilita la obtención de datos concretos que informen sobre el crecimiento de la empresa. Por suerte, hoy en día existen muchas formas de realizar el seguimiento de todo tipo de métricas a lo largo del proceso de ventas.
Hoy nos centraremos en la función del Business Development Representative (BDR) y en los datos fundamentales para las fases de captación, prospección y descubrimiento dentro del proceso de ventas.
Tuve la oportunidad de hablar con Patrick Wojcik, responsable del equipo de BDR de Aircall, para conocer su punto de vista y entender mejor cómo aprovecha los datos para garantizar el éxito de su equipo. Patrick reside en Nueva York y está al frente del equipo BDR de Aircall en Norteamérica. Actualmente, coordina un equipo de cuatro personas (y se espera que sean más en los próximos meses), de modo que los datos desempeñan un papel importante en la monitorización del rendimiento y los KPI.
Patrick y su equipo se encargan de la captación de nuevos clientes potenciales. Utilizan varios canales para atraer prospectos, realizar llamadas de presentación, evaluar sus intereses y necesidades y efectuar descubrimientos. Tras clasificar a los clientes potenciales, ofrecen demostraciones a los Ejecutivos de Cuentas para que sigan las conversaciones y, finalmente, cierren las ventas.
Entrevista con Patrick
P: ¿Cuáles son tus principales canales de comunicación?
PW: Utilizamos principalmente el correo electrónico, las llamadas en frío, los mensajes de LinkedIn y otras iniciativas de marketing como seminarios web y eventos presenciales para llegar a los clientes potenciales. Para nosotros, los eventos clave son la HubSpot Inbound Conference y el Salesforce World Tour.
P: ¿Cuáles son las métricas que analizas?
PW: En Aircall, el rendimiento del equipo de BDR se mide mediante un sistema de puntos de demostración, que pone el énfasis en las oportunidades agendadas y las oportunidades conseguidas.
Por ejemplo, tenemos diferentes categorías de cuentas en función del tamaño de la oportunidad o del MRR (Ingreso Mensual Recurrente por sus siglas en inglés), y los puntos se asignan en función de ello. Cuando se crean oportunidades con éxito, el equipo acumula puntos y se esfuerza por alcanzar su objetivo mensual. Finalmente, los ejecutivos de cuentas deciden si la oportunidad está cualificada, y así es como los BDR obtienen sus puntos.
También tenemos en cuenta el MRR obtenido en su conjunto y el porcentaje de conversiones, pero los BDR no se puntúan en función de estas métricas.
Por último, pero no por ello menos importante, tenemos las métricas diarias que se basan en las actividades de prospección.
P: ¿Puedes explicar con más detalle las métricas y el proceso de prospección?
PW: En cuanto a las actividades de prospección, hacemos un seguimiento del número de correos electrónicos y llamadas. Nos dirigimos a los clientes potenciales de diferentes maneras:
Frutas al alcance de la mano: se trata de oportunidades perdidas con anterioridad. Haremos un seguimiento en el momento oportuno o introduciremos una nueva funcionalidad que podría beneficiarles basándonos en información previa, o bien volveremos a visitar una cuenta que ha estado inactiva durante un tiempo. Disponemos de cadencias que podemos personalizar en función de los casos de uso.
Por integración específica: aprovechamos las integraciones y los partners como una buena estrategia en nuestra prospección por correo electrónico, ya que funciona bien y logramos mayores conversiones. Nuestras dos integraciones clave son HubSpot y Salesforce, pero tenemos muchas más.
Por perfiles: los responsables de ventas y soporte son nuestros principales compradores, pero también nos dirigimos a los que trabajan en TI y Operaciones. Ellos son los que consolidan las herramientas en su paquete tecnológico y comprenden dónde puede encajar Aircall en su ecosistema de herramientas. Aircall no depende del sector, ya que podemos ayudar a los responsables de ventas y soporte independientemente del mismo.
P: ¿Qué herramientas utilizas para los informes de datos?
PW:
Salesforce es nuestro CRM y es la plataforma principal que utilizo a diario para supervisar el rendimiento. Es donde tenemos los dashboards de nuestro equipo, los de rendimiento individual y las métricas de actividad diaria de diferentes informes personalizados.
Utilizamos SalesLoft para la comunicación por email y la mensajería de LinkedIn, pero las dos herramientas están conectadas a Salesforce, por lo que podemos ver nuestras cifras reflejadas allí.
Utilizamos Aircall para las llamadas en frío. Desde Aircall, podemos ver el número de llamadas realizadas o establecidas, comprender y analizar las diferentes disposiciones (el cliente potencial descolgó; se conectó; dejó un mensaje de voz; el descubrimiento se completó en la llamada; la llamada de presentación fue reservada; la llamada de demostración fue reservada; objeciones ("timing"/no encajan). Podemos comprender y trazar un mapa de lo que resultó de cada llamada en frío.
Por último, tenemos una plataforma de BI de la empresa que gestiona el equipo de datos.
P: ¿Utilizas tú mismo la plataforma de BI para obtener información, o te ayuda el RevOps o el Analista de Datos?
PW: El equipo de datos es el responsable de la herramienta de BI, pero yo tengo acceso a ella y la consulto todos los días. No la utilizo demasiado para las actividades diarias, para eso voy a Salesforce, pero recurro a menudo a nuestra plataforma de BI para conocer las métricas generales de ingresos y pipeline. Preguntas como: " ¿cuántos ingresos hemos generado?", "¿cuántas oportunidades se han creado?" o "¿qué hay que cerrar o conseguir este mes?" pueden responderse a través de nuestra plataforma de BI.
Los datos de nuestra plataforma de BI se envían cada día por Slack. De este modo, todos recibimos una actualización diaria que se envía a toda la empresa, desglosada en diferentes regiones. Me gusta que todo el mundo esté informado de nuestros resultados y avances de forma constante y automatizada.
En general, utilizo Salesforce como mi herramienta de cabecera para la actividad diaria y la supervisión del rendimiento, pero me gusta utilizar Looker para obtener métricas de ingresos de la empresa.
P: ¿Cuáles son algunos de los desafíos en materia de datos e informes a los que te enfrentas?
PW:
Nuestros datos se encuentran en herramientas diferentes: LinkedIn, SalesLoft, Aircall, Salesforce y otras. Es estupendo que tengamos los conectores personalizados para centralizar la mayor parte en Salesforce, pero aún entro en cada herramienta individualmente para comprobar los detalles concretos de cada actividad/canal de prospección.
Entender cuántas demostraciones necesitamos para el mes y, a partir de ahí, estimar cuántas oportunidades cualificadas debemos crear. Nuestros objetivos son ambiciosos, de modo que es importante poder desglosar el número de llamadas de presentación y actividades de prospección que necesitamos para alcanzarlos.
Distinción de los correos electrónicos: comprender mejor cuántos emails enviados son correos nuevos (nuevos puntos de contacto), en comparación con los correos electrónicos enviados a contactos existentes. Esto me ayuda a entender si estamos buscando nuevas cuentas, si estamos haciendo un seguimiento de las cuentas existentes o si estamos llegando a nuevos contactos dentro de una cuenta existente. Mi proceso actual consiste en ejecutar un informe de actividades de correo electrónico en Salesforce, filtrar por "RE:" (respuesta), y eliminar los correos o eliminar la línea de asunto. Sin embargo, esto lleva mucho tiempo y no me proporciona los datos más precisos.
P: ¿Obtienes información por tu cuenta o recurres a tu equipo de datos?
PW: Contamos con un equipo de datos, pero diría que tengo bastante experiencia con Salesforce y con las actividades operativas de mis funciones anteriores, así que me resulta bastante fácil manejar los datos y obtener los informes que necesito. A veces, puede llevar algo de tiempo y no lo hago todos los días, pero tenemos una configuración bastante buena que en su mayoría está automatizada.
Me dedico a resolver problemas. Me gusta solucionar las cosas por mi cuenta y hacer preguntas que vayan más allá, por ejemplo, ¿por qué estamos perdiendo oportunidades (consultando Lost Reason en Salesforce)? Me gusta profundizar en las razones concretas para averiguar cómo podemos hacerlo mejor.
P: ¿Cómo compartes los datos de tu equipo de BDR con el resto de la empresa?
PW: Afortunadamente, no paso mucho tiempo preparando diapositivas o informes para compartir con otros stakeholders. En Aircall, tenemos una configuración automatizada para compartir actualizaciones en tiempo real que funciona muy bien. Contamos con un sistema de notificaciones en tiempo real en Slack, mediante el cual recibimos un resumen dos veces al día sobre cuántas llamadas se hicieron y cuántos correos electrónicos se enviaron.
También es de utilidad una herramienta que notifica por Slack a nuestro grupo (que incluye a aquellos a los que reporto) las nuevas oportunidades creadas y las anotaciones importantes, tales como integración, MRR, etc. Cuando las oportunidades son calificadas por el Ejecutivo de Cuentas, también recibimos actualizaciones en directo.
De esta forma, todo el mundo está informado de las actualizaciones constantemente, y es una forma estupenda de motivar al equipo, darle un impulso adicional y celebrar las victorias de los demás.
P: ¿Cuáles son las maneras de superar los retos mencionados anteriormente?
PW:
Selecciona la herramienta adecuada para tu prospección/captación que ya incluya un registro de datos sólido y funciones personalizables. Aircall, por ejemplo, te permite registrar el estado de las llamadas y analizar lo que ocurrió en ellas así como los pasos a seguir. SalesLoft permite registrar cuántos correos electrónicos personalizados y cuántos no personalizados se han enviado. Así, puedes empezar a recopilar la información que será valiosa en el futuro.
Disponer de un modelo predictivo de ingresos sería útil para hacer previsiones y calcular cuántas llamadas de presentación y cuántas actividades de prospección son necesarias para alcanzar nuestros objetivos.
Centraliza tus datos mediante conectores e integraciones. Para mí, es estupendo poder entrar en Salesforce y obtener información sobre el rendimiento y las actividades de Aircall, SalesLoft, LinkedIn, etc., todo desde un mismo lugar. Nuestra plataforma de BI también me permite obtener una visión general de las métricas de ingresos globales porque incluye datos de ventas de todas nuestras distintas fuentes.
Esto es para los equipos de datos: una vez consolidados los datos de las distintas fuentes en tu centro de datos, puedes modelarlos en tu plataforma de BI para responder a preguntas aún más complejas. Por ejemplo, puedes combinar fuentes de marketing (anuncios de LinkedIn, eventos) con fuentes de ventas (Salesforce, Aircall) para comprender cuáles son los mejores canales de adquisición. El modelado avanzado te permite responder a preguntas que no podrían contestarse con las capacidades analíticas predeterminadas del sistema de origen.
Elige una plataforma de BI que tenga funciones de autogestión, para que los usuarios de la empresa sin conocimientos técnicos puedan acceder a los análisis que necesitan de forma constante. Me alegro de no tener que molestar a mi equipo de datos o a RevOps cada vez que tengo preguntas relacionadas con los informes.
Automatiza el intercambio de información. Si tu plataforma de BI te permite enviar notificaciones a Slack o a la plataforma principal que utilicen en tu empresa, es una ventaja. De este modo, todos estarán en sintonía y confiarán en los datos. Whaly, por ejemplo, te permite compartir y enviar actualizaciones y dashboards a cualquier canal que necesiten tus interlocutores. Es una buena forma de fomentar una cultura de datos en tu empresa.
¡Whaly es un orgulloso partner de Aircall! Esta herramienta se integra con Aircall para que puedas llevar tu análisis de datos más allá. Sustenta cada decisión con datos para que no tengas que confiar nunca en mera intuición. Puedes visitar el marketplace de integraciones de Aircall aquí.
¿Qué es Aircall?
Aircall es la herramienta de call center basado en la nube y el sistema telefónico preferido por las empresas contemporáneas. Es una plataforma de voz que se integra a la perfección con las herramientas más populares de productividad y help desk. Aircall se creó para que los sistemas telefónicos fueran fáciles de usar: accesibles, transparentes y colaborativos.
Aircall cree que una conversación relevante es la forma más poderosa de comunicarse con los clientes, clientes potenciales, candidatos y partners. Esta herramienta fue diseñada para permitir instantes de conexión humana de calidad. Aircall se fundó en 2014 y ha recaudado más de 226 millones de dólares en financiación, alcanzando una valoración de más de 1.000 millones de dólares. En junio de 2022, supera los 100 millones de dólares en ingresos recurrentes anuales, y alcanza el estatus de Centauro. Aircall figura en la lista Deloitte Technology Fast 500™ por liderar la innovación tecnológica. La empresa, con sede en Nueva York, París, Sídney, Madrid, Berlín y Londres, cuenta actualmente con 800 empleados.
¿Aún no eres cliente de Aircall? Solicita una demostración o inicia tu prueba gratuita hoy mismo para experimentar el poder de la conversación.
¿Qué es Whaly?
Whaly es una plataforma de inteligencia empresarial de autogestión que permite a los equipos de datos aumentar la utilización de los mismos por parte de los usuarios de las empresas. Ofrece la posibilidad de tomar mejores decisiones e impulsar los ingresos al reducir el tiempo que transcurre desde que se obtienen los datos en bruto hasta que se traducen en una interpretación, y elimina a los equipos de datos como cuello de botella para el constante análisis. Haz clic aquí para comenzar una prueba gratuita.
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