Cómo elegir el sistema telefónico en la nube adecuado para tu negocio

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Los clientes y prospectos esperan que las llamadas se respondan rápidamente y quieren respuestas instantáneas a sus preguntas. Las herramientas de comunicación obsoletas presentan serios obstáculos para satisfacer estas demandas, ya que carecen de muchas de las funciones que te ayudan a brindar una experiencia de cliente personalizada y sin fricciones.

Un sistema telefónico basado en la nube ofrece la flexibilidad que necesitas para mantenerte conectado con usuarios, clientes y prospectos de ventas sin sacrificar el toque personal. Garantiza que siempre estés disponible, te ayuda a gestionar tu tiempo de manera eficiente y mantiene la conexión humana que es esencial para unas relaciones sólidas con los clientes.

Esta guía explora cómo funcionan estos sistemas, sus pros y contras, por qué deberías usar uno y las mejores herramientas que las empresas deben considerar.

TL;DR

• Un sistema telefónico basado en la nube utiliza tecnología VoIP y alojamiento en la nube para ofrecer llamadas seguras y fiables sin hardware local.

• Los sistemas telefónicos en la nube ofrecen grandes ventajas como escalabilidad, menores costes de mantenimiento, funciones impulsadas por IA e integraciones con herramientas empresariales existentes.

• Los posibles inconvenientes implican la dependencia de una conexión a Internet estable, posibles actualizaciones de hardware y la necesidad de medidas de seguridad adecuadas.

• Los principales proveedores de teléfonos en la nube, como Aircall, RingCentral, Grasshopper, Vonage, Dialpad, Nextiva y 8x8, satisfacen diferentes necesidades empresariales en cuanto a tamaño, características y capacidades de IA.

• El mejor sistema telefónico en la nube para tu equipo depende de la facilidad de uso, el soporte, las integraciones, las analíticas, la seguridad y qué tan bien se adapta la plataforma a tus flujos de trabajo existentes.

¿Cómo funciona un sistema telefónico basado en la nube?

Más del 85% de las empresas en todo el mundo utilizan ahora tecnologías basadas en la nube, como sistemas telefónicos, en sus operaciones, y por una buena razón.

Un sistema telefónico basado en la nube reemplaza las líneas telefónicas físicas con comunicación impulsada por Internet. En lugar de depender de hardware local, cada llamada telefónica, buzón de voz y grabación ocurre de forma segura en la nube. Esto le da a tu equipo flexibilidad y control sobre las comunicaciones desde cualquier lugar. Así es como funciona:

• Comunicación basada en Internet: Los sistemas telefónicos en la nube utilizan tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para convertir tu voz en pequeños paquetes digitales. Estos paquetes viajan a través de telefonía IP hasta la persona al otro lado de la línea, lo que garantiza una calidad de sonido fiable sin necesidad de hardware complejo.

• Alojamiento en la nube: En lugar de tener todo tipo de equipos en el sitio, todos los datos de llamadas y el enrutamiento ocurren en servidores remotos alojados en la nube. Esta configuración ayuda a reducir los costes de mantenimiento y de TI.

• Conexión a la red telefónica pública: A través de SIP Trunking y asociaciones con operadores globales, los servicios telefónicos basados en la nube se conectan fácilmente con una red telefónica tradicional. Esto significa que puedes hacer y recibir llamadas desde números de teléfono estándar y no solo desde identificaciones basadas en Internet.

Los pros y los contras de un sistema telefónico basado en la nube

Antes de cambiar a otro sistema telefónico, querrás considerar los pros y los contras de invertir en tecnología basada en la nube para tus necesidades de comunicación.

Pros

• Fácil de configurar y escalar, y se actualiza automáticamente en la nube

• Te ahorra dinero en mantenimiento y reemplazo de equipos

• Los paneles intuitivos te brindan información sobre la actividad de llamadas actual e histórica

• Se conecta a tus herramientas empresariales esenciales

• Apto para móviles y permite configuraciones de trabajo remoto, híbrido y disperso

• Los equipos pueden colaborar en cuentas en tiempo real

• A menudo viene con funciones de IA que ahorran tiempo, como inteligencia de conversación y agentes de IA

• Ahorros en llamadas internacionales

Contras

• Requiere una conexión a Internet fiable, que depende de tu proveedor de Internet

• Si tu empresa ya posee teléfonos tradicionales, puedes incurrir en gastos adicionales por adaptadores VoIP o reemplazos por teléfonos compatibles con VoIP

• Puede ser susceptible a problemas de seguridad como piratería y malware (se puede reducir con medidas de seguridad adicionales)

7 sistemas telefónicos basados en la nube destacados

Para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio, hemos destacado siete de los mejores sistemas telefónicos basados en la nube del mercado.

Aircall: Mejor para empresas de todos los tamaños que desean un sistema telefónico fiable con potentes funciones de IA

El versátil sistema telefónico basado en la nube de Aircall está diseñado para equipos modernos que necesitan una comunicación rápida y fiable. Se conecta con más de 200 herramientas empresariales, como CRM (incluyendo HubSpot y Salesforce) y herramientas de mesa de ayuda (incluyendo Intercom y Zendesk), lo que lo convierte en una opción natural tanto para equipos de soporte al cliente como de ventas.

Lo que realmente distingue a Aircall son sus capacidades impulsadas por IA. Con AI Assist Pro, tu equipo obtiene resúmenes automáticos de llamadas, orientación durante la llamada, reconocimiento de temas clave, análisis de sentimientos, sugerencias de elementos de acción y autocompletado de CRM y mesa de ayuda.

Mientras tanto, AI Voice Agent funciona como tu recepcionista siempre activo que puede gestionar llamadas entrantes, recopilar detalles de las personas que llaman, escalar a agentes en vivo y operar 24/7. Esta función cubre los períodos pico y fuera del horario laboral para que nunca vuelvas a perder una llamada.

Con la confianza de más de 20.000 empresas de todos los tamaños, Aircall es una plataforma de inteligencia y comunicaciones con el cliente impulsada por IA fiable que transforma los procesos de ventas y soporte al cliente.

Características clave

• AI Assist Pro

• AI Voice Agent

• Números internacionales

• Enrutamiento inteligente de llamadas

• Respuesta de voz interactiva (IVR)

• Coaching de llamadas y Susurro

• Analíticas

• Monitorización en vivo

Comprueba por ti mismo por qué Aircall es el sistema telefónico en la nube líder en el mercado. Pruébalo gratis hoy.

RingCentral: Mejor para empresas totalmente remotas

RingCentral ofrece una visión clara del estado de todas tus salas y dispositivos.

RingCentral reúne voz, video, mensajería y herramientas de colaboración en una plataforma unificada. Esto lo convierte en una buena opción para empresas que desean simplificar las comunicaciones entre departamentos y ubicaciones.

Ayuda a los equipos a mantenerse productivos con funciones como grabación de llamadas distribuida, seguimiento del rendimiento de los agentes y paneles personalizables que brindan a los líderes de soporte información en tiempo real sobre la actividad y el rendimiento. La plataforma también facilita la organización de reuniones virtuales, el envío de mensajes instantáneos y el intercambio de archivos, todo sin cambiar de aplicación.

Características clave

• Números gratuitos y personalizados

• Números locales

• IVR

• Grabación de llamadas

• Enrutamiento de llamadas y gestión de colas

• Susurro, monitorización e interrupción

Grasshopper: Mejor para pequeñas empresas y emprendedores que necesitan comunicarse sobre la marcha

Grasshopper te ofrece un sistema telefónico empresarial virtual limpio y sin complicaciones que se adapta a las necesidades de equipos pequeños y operadores individuales que están en movimiento. La herramienta te da un segundo número para mantener separadas las líneas comerciales y personales, además de saludos personalizados que ayudan a reforzar la profesionalidad de tu marca.

Grasshopper te permite gestionar llamadas y mensajes de texto comerciales tanto desde tu escritorio como desde tu teléfono móvil (disponible a través de aplicaciones iOS y Android). Obtienes acceso a funciones como operadora automática, desvío de llamadas, transcripción de correo de voz y mensajes de texto comerciales, todo sin necesidad de un teléfono de escritorio físico.

Características clave

• Extensiones para enrutamiento de llamadas

• Saludos personalizados

• Números gratuitos, personalizados y locales

• Desvío de llamadas

• Transcripción de correo de voz

• Gestión simultánea de llamadas

Vonage: Mejor para pequeñas empresas que buscan unificar las comunicaciones comerciales globales

Vonage pone todas tus conversaciones bajo un mismo techo, incluyendo voz, video, mensajería y chat. Proporciona comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) y te permite crear flujos de trabajo personalizados con funciones de voz.

La plataforma destaca por sus capacidades de comunicación empresarial global y proporciona herramientas para centros de contacto y comercio conversacional, lo que la convierte en una buena opción para mejorar la satisfacción del cliente y los resultados de ventas.

Características clave

• Distribución automática de llamadas

• Call flip

• Números comerciales locales e internacionales

• Conferencias de voz y video

• Funciones de cola y espera

• Desvío de llamadas

Dialpad: Mejor para equipos que desean usar tecnología de IA para agilizar la comunicación

Las funciones de IA de Dialpad resumen tus llamadas y extraen automáticamente elementos de acción.

Dialpad conecta equipos a través de voz, video, mensajería y reuniones en línea. Con funciones como operadora automática, grabación de llamadas y enrutamiento de llamadas, integra todas tus comunicaciones comerciales en una sola plataforma.

La característica destacada de la plataforma es su Dialpad AI, que transcribe llamadas, toma notas y proporciona información de comunicación en tiempo real. También se integra bien con herramientas como Google Workspace, Salesforce y Zendesk para mantener tu stack tecnológico conectado.

Características clave

• Buzón de voz visual

• Grabación de llamadas

• Marcador automático

• Acceso multidispositivo

• Transcripción en tiempo real

• Coaching impulsado por IA

Nextiva: Mejor para equipos del mercado medio que necesitan un sistema a gran escala

Métricas del panel de agente de Nextiva como AHT, ocupación y tiempo total de gestión.

Nextiva ayuda a las empresas a unificar las comunicaciones a través de voz, video, chat y SMS. Para empresas medianas o equipos en crecimiento en ventas, soporte o servicio al cliente, ofrece características y fiabilidad que te ayudan a escalar sin los cuellos de botella de la telefonía de la vieja escuela.

Proporciona un servicio telefónico basado en la nube, aplicaciones de escritorio y móviles, reuniones de video, SMS/MMS comerciales, integraciones con CRM y herramientas de colaboración en equipo, y arquitectura de red diseñada para tiempo de actividad y cobertura.

Características

• Bandeja de entrada unificada

• Enrutamiento de llamadas

• Cola de llamadas

• Grabación y monitorización de llamadas

• Video y reuniones de equipo

• Soporte de SMS/MMS

8x8: Mejor para grandes equipos que buscan una plataforma para comunicaciones globales

8x8 ofrece un espacio de trabajo para agentes para centralizar el historial de conversaciones de cada miembro del equipo.

8x8 es una suite de comunicaciones a gran escala creada para empresas con múltiples ubicaciones y alcance global. Con funciones de voz, video, chat, reuniones y centro de contacto reunidas en una sola plataforma, ofrece a las organizaciones una forma de unificar las comunicaciones.

La herramienta ofrece números listos para uso global, enrutamiento basado en la nube y aplicaciones móviles que permiten a los equipos mantenerse conectados sin importar dónde se encuentren. Y las analíticas y API para integraciones personalizadas lo hacen más poderoso que tu sistema telefónico empresarial promedio.

Características

• Enrutamiento omnicanal

• Grabación de llamadas

• Asistente de cliente inteligente (ICA)

• Orientación de IA en tiempo real durante las interacciones con el cliente

• Analíticas avanzadas

• Cobertura global

¿Por qué usar un sistema telefónico en la nube? 7 beneficios clave

Un sistema telefónico basado en la nube generalmente ofrece funciones más avanzadas que aumentan la productividad y mejoran la forma en que tu empresa se comunica en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales.

A continuación se presentan algunas de las razones por las que más empresas están cambiando a un sistema telefónico empresarial en la nube.

1. Configuración y mantenimiento rentables: Debido a que todo se ejecuta en la nube, no hay hardware costoso que instalar o mantener. Las actualizaciones se implementan automáticamente, por lo que tu sistema se mantiene actualizado sin tarifas adicionales ni tiempo de inactividad.

2. Flexibilidad para equipos modernos: Los sistemas en la nube funcionan donde tú lo haces. Todos en tu equipo pueden hacer y recibir llamadas desde cualquier dispositivo, sin importar dónde se encuentren, lo que mantiene las conversaciones fluidas para equipos remotos, híbridos y dispersos.

3. Escalabilidad que coincide con tu crecimiento: A medida que tu negocio crece, el mejor sistema telefónico empresarial escalará con él. Con un sistema telefónico en la nube, agregar o eliminar usuarios lleva minutos, no días. Y no hay necesidad de reconfiguraciones de TI complejas o nueva infraestructura a medida que creces.

4. Facilidad de uso: Estos sistemas son intuitivos y, a menudo, rápidos de aprender. Los administradores pueden configurar las funciones del sistema telefónico en la nube, establecer el enrutamiento de llamadas o agregar integraciones ellos mismos sin necesidad de soporte de TI.

5. Integraciones inteligentes con tus herramientas existentes: Puedes conectar tu sistema telefónico directamente a las herramientas que tus equipos ya utilizan, incluido el software de CRM y mesa de ayuda, herramientas de automatización de ventas y plataformas de comunicación interna.

6. Beneficios de ahorro de tiempo: Funciones como el desvío de llamadas, IVR y agentes de voz de IA ayudan a reducir el tiempo dedicado al trabajo manual para liberar a tus agentes para tareas de mayor impacto.

7. Números locales: Puedes generar confianza y familiaridad con tus clientes utilizando códigos de área locales que hacen que tu negocio se sienta cercano.

Cómo evaluar un sistema telefónico en la nube

Tu elección de un sistema telefónico empresarial en la nube debe basarse en qué tan bien se adapta al flujo de trabajo de tu equipo y si puede escalar con tu negocio. Aquí hay algunas cosas a considerar al evaluar posibles soluciones.

• Facilidad de uso: La plataforma debe ser intuitiva tanto para administradores como para usuarios. Busca una interfaz limpia y una navegación sencilla, así como funciones que se puedan gestionar sin mucha experiencia técnica. Los sistemas basados en la nube que son fáciles de adoptar minimizan el tiempo de formación y aseguran que tu equipo aproveche al máximo la plataforma.

• Soporte de implementación e incorporación: ¿Qué tan rápido puede empezar tu equipo a usar el sistema? Comprueba si el proveedor tiene una incorporación guiada y soporte dedicado durante la configuración. Las soluciones que ofrecen gerentes de cuenta o especialistas en incorporación pueden hacer que tu transición sea más fluida.

• Soporte continuo: Debes tener acceso a múltiples canales de soporte donde el equipo de la plataforma resuelva problemas y responda preguntas rápidamente. Las reseñas a menudo te dicen si el equipo de soporte realmente ayuda en las operaciones diarias.

• Analíticas e informes: Busca paneles de volumen de llamadas, métricas de equipo e individuales, grabaciones de llamadas y análisis de tendencias. Estas herramientas pueden ayudarte a detectar cuellos de botella y entrenar a tus equipos basándose en comentarios tangibles.

• Capacidades de integración: Asegúrate de que el sistema que elijas se conecte perfectamente con tu stack tecnológico existente, incluidos CRM, software de mesa de ayuda y herramientas de colaboración.

• Seguridad y cumplimiento: Los datos de voz y mensajería deben estar protegidos. Elige un proveedor que ofrezca cifrado de extremo a extremo y alojamiento seguro en la nube, así como el cumplimiento de estándares como GDPR e HIPAA, si esto es relevante para tu negocio.

Características clave a buscar en un sistema telefónico en la nube

Ahora sabes cómo evaluar un sistema telefónico en la nube, pero ¿qué características debes tener en cuenta al tomar una decisión final? Aquí hay algunos de los factores que pueden marcar una diferencia real.

Aircall: Una solución de teléfono en la nube todo en uno para la comunicación empresarial moderna

La plataforma de comunicación con el cliente de Aircall, centrada en la voz, está impulsada por IA y puede cambiar por completo la forma en que tu equipo se conecta con los clientes y colabora internamente.

Con AI Assist, cada llamada genera automáticamente resúmenes, destaca puntos clave de discusión, extrae elementos de acción e incluso señala el sentimiento del llamante. Esto te da a ti y a tu equipo próximos pasos claros mientras elimina tareas manuales que consumen tiempo, como los resúmenes post-llamada.

Y el AI Voice Agent gestiona las llamadas entrantes, recopila información del llamante, responde preguntas rutinarias y escala consultas complejas a agentes en vivo. Todo esto garantiza que ninguna llamada quede sin respuesta y libera a tu equipo para centrarse en interacciones con el cliente de alto valor.

El cliente de Aircall SJWD, por ejemplo, ha podido resolver el 90% de las llamadas fuera del horario laboral con el AI Voice Agent, disminuir el tiempo promedio de resolución de 150 segundos a 55 segundos y ofrecer capacidad de soporte al cliente bilingüe 24/7.

Comprueba por ti mismo cómo el sistema telefónico en la nube impulsado por IA de Aircall puede aumentar la eficiencia de tu equipo mientras mejora los resultados de los clientes. Pruébalo gratis hoy.

Preguntas frecuentes sobre sistemas telefónicos en la nube

¿Qué es un sistema telefónico en la nube?

Un sistema telefónico en la nube es un servicio telefónico alojado completamente en línea, en lugar de depender de líneas telefónicas tradicionales o hardware PBX. Utiliza tecnología VoIP para enviar voz a través de Internet. Esto permite a los equipos hacer y recibir llamadas en computadoras de escritorio, portátiles o dispositivos móviles.

¿Cuánto cuesta un sistema telefónico en la nube?

El precio de los sistemas telefónicos en la nube varía según el proveedor y el número de usuarios. La mayoría de los sistemas telefónicos en la nube cobran una tarifa de suscripción mensual por usuario, que generalmente oscila entre 20 $ y 50 $ al mes para planes estándar, con niveles más altos para funciones avanzadas como herramientas de IA y funcionalidad de centro de llamadas.

¿Puedo usar mi número existente con un teléfono en la nube?

Sí, la mayoría de los proveedores de teléfonos en la nube te permiten portar tu número de teléfono existente a su sistema, para que puedas mantener el número que tus clientes ya conocen.

¿Es un teléfono en la nube más barato que una línea fija?

Los teléfonos en la nube pueden ser más baratos que las líneas fijas porque eliminan la necesidad de hardware PBX físico, teléfonos de escritorio y mantenimiento costoso. Los ahorros exactos dependen del tamaño de tu equipo y del volumen de llamadas, pero a menudo verás un coste total de propiedad más bajo y más flexibilidad.

Publicado el 26 de enero de 2026.