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Le standard téléphonique virtuel est un standard téléphonique hébergé sur le cloud, ayant la particularité d’offrir de nombreux avantages pour les entreprises. Rapidité d’installation, facilité d’utilisation, fonctionnalités multiples, flexibilité et réduction des coûts de maintenance sont autant de bénéfices rendus possibles par le “cloud”.
Un standard téléphonique virtuel est administré via une simple interface depuis un ordinateur ou un smartphone, de quoi séduire les entreprises à la recherche de solutions toujours plus performantes pour développer leur activité.
Historiquement, le standard téléphonique est pensé comme un équipement à part entière au même titre que les postes d’ordinateurs, les bureaux et tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement des équipes. Mais les avancées technologiques ont fait du standard téléphonique une véritable valeur ajoutée pour les entreprises et le place au centre de l’attention.
Avant d’entrer plus en détails dans les avantages du standard téléphonique virtuel, faisons d’abord le point sur les alternatives existantes.
Standard téléphonique virtuel ou physique : quelles sont les technologies existantes ?
Aujourd’hui, la gestion des appels entrants et sortants dans les entreprises est assurée par différentes solutions :
Le PABX, acronyme de l’anglais Private Automatic Branch Exchange, relié au réseau téléphonique traditionnel.
L’IPBX, qui permet le transport des appels par l’Internet Protocole en transformant le signal vocal en signal digital.
La solution de standard téléphonique virtuel, pour gérer votre communication de façon 100% dématérialisée et hébergée sur le cloud.
Cependant, le secteur de la téléphonie n’ayant pas échappé au processus de numérisation, les entreprises devront bientôt faire face à l’arrêt définitif du Réseau Téléphonique Commuté dit RTC, technologie traditionnellement utilisée par celles-ci pour leur solution de standard téléphonique.
La numérisation des réseaux téléphoniques s’accompagne donc d’une transition vers des technologies plus modernes pour les entreprises. Celles-ci doivent alors repenser leurs besoins en téléphonie et anticiper leur propre transition de standard téléphonique.
Fonctionnement d'un standard téléphonique virtuel
Le standard téléphonique virtuel permet d’effectuer vos appels téléphoniques uniquement via la VoIP, soit le réseau internet. Vos données d’appels (voix et image) transitent sous forme de données qui sont compressées puis décompressées, tout comme un email ou un message d’une messagerie instantanée.
Ce processus s’effectue directement depuis votre ordinateur, tablette ou mobile, sans standard téléphonique fixe. En effet, le standard téléphonique est intégralement dématérialisé grâce à son fonctionnement dans le cloud.
Un standard téléphonique virtuel a donc l’avantage de pouvoir fonctionner sur le smartphone ou ordinateur de votre choix. Il suffit d’installer l’application du fournisseur VoIP comme Aircall sur votre device, et la ligne téléphonique sera ensuite opérationnelle en quelques clics, l’ensemble des paramètres de l’entreprise étant déjà pré-chargés. Il n’y a donc plus besoin d’un standard fixe : l’ensemble de l’activité téléphonique est donc pilotable directement depuis votre ordinateur et/ou téléphone mobile.
Son fonctionnement est pensé pour qu’il soit le plus intuitif possible, afin que chaque utilisateur de l’entreprise puisse le prendre en main facilement, et que le taux d’utilisation soit le plus élevé possible.
Il suffit de brancher un casque avec micro à votre ordinateur ou votre kit mains libre à votre mobile (pour une meilleure qualité audio, mais fonctionne aussi sans). Pour effectuer un appel sortant, il suffit de cliquer sur le contact du répertoire et l’appel se passe automatiquement (click to dial). L’ensemble de vos données d’appels sont enregistrées et analysées dans votre tableau de bord.
Quelle est la différence entre un standard classique et un standard virtuel ?
La différence est simple : le standard virtuel est 100% dématérialisé, il n’y a donc plus de standard téléphonique fixe posé sur un bureau, ni de réseau interne dans l’entreprise. Le standard virtuel s’utilise et se pilote intégralement depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette, grâce au softphone, c'est -à -dire l’application du fournisseur VoIP permettant de gérer vos appels entrants et sortants.
Quels sont les avantages d’un standard téléphonique virtuel ?
Avec la fin du RTC prévue pour 2023, la solution hébergée sur le cloud ou “VoIP solution” semble s’imposer comme la meilleure alternative pour les entreprises grâce aux nombreux avantages qu’elle présente.
Voici 7 avantages d’un standard téléphonique virtuel :
Installation rapide et simple
Contrairement aux solutions classiques qui nécessitent un lourd investissement de la part des entreprises (coût de mise en place, maintenance, personnel dédié…), installer un standard téléphonique virtuel est très simple et rapide. Totalement dématérialisé, il prend la forme d’un logiciel installé sur un ordinateur. Quelques minutes suffisent à le paramétrer, sans aucune connaissance technique requise. Vous êtes opérationnel instantanément !
Réduction des coûts
Opter pour un standard téléphonique hébergé sur le cloud permet de réaliser d’importantes économies grâce à l’élimination des coûts relatifs à la maintenance du réseau : cette fonction est assurée par le fournisseur de votre solution de téléphonie sur IP d’entreprise.
D’autre part, les besoins en matériel sont significativement moindres puisque le logiciel de téléphonie est directement installé sur l’ordinateur.
Pas besoin de dépenser plus en matériel puisque le logiciel de téléphonie cloud s’installe directement sur un ordinateur ou un smartphone.
Fonctionnalités avancées
Au-delà des fonctionnalités traditionnelles d’un standard téléphonique classique (renvoi d’appel, musique d’attente, etc.), un standard téléphonique cloud dispose de fonctionnalités plus avancées permettant aux entreprises de mettre en place des stratégies et pratiques commerciales plus performantes.
Composer un numéro en un clic, réaliser une série d’appels successifs automatiquement ou transférer un appel en direct sont quelques-unes des nombreuses fonctionnalités qui permettent à une entreprise d’être plus performante et d’améliorer de manière significative la satisfaction client. Ces services deviennent rapidement incontournables dès lors qu’ils sont mis en place.
Qualité d’appels optimale
En ce qui concerne la mise en place d’un standard téléphonique, la qualité des appels et des communications reste la préoccupation numéro un des entreprises. La solution VoIP, qui utilise la connexion Internet pour émettre et recevoir des appels, est souvent perçue comme peu fiable par rapport au réseau cuivré.
En réalité, la téléphonie sur IP est aujourd’hui une technologie mature et fiable qui nécessite jusqu’à 10 fois moins de bande passante que la téléphonie traditionnelle.
Plus grande mobilité
Le logiciel du standard téléphonique s’installe également sur les smartphones via une application, ce qui permet une plus grande mobilité pour les utilisateurs. En télétravail depuis la maison ou en déplacement professionnel, un standard virtuel permet de rester joignable partout et de centraliser toutes les données en une seule et même interface.
Flexibilité
Le standard téléphonique virtuel a l’avantage de s’adapter facilement à la croissance d’une entreprise puisqu’il permet d’ajouter facilement des numéros de téléphone en fonction des besoins stratégiques de l’entreprise et de l’évolution des effectifs. Une entreprise qui fait le choix d’une solution de téléphonie cloud pourra être plus réactive et adapter rapidement son infrastructure pour être toujours plus performante.
Numéros internationaux
Un standard téléphonique virtuel offre aux entreprises plus d’agilité dans leur processus d’internationalisation. Il leur suffit d’ajouter à leur abonnement le numéro international correspondant à la zone où ils souhaitent être contactés par leurs clients. C’est une manière rapide et simple d’être présent dans le monde entier sans avoir à y installer des bureaux.
Les équipes appelant à l’étranger n’ont plus besoin de forfaits spécifiques et adaptés pour leurs appels et envoyer des messages à l’international.
Flexibilité, coûts réduits, fonctionnalités étendues, qualité d’appels respectée… La VoIP comme solution de téléphonie d’entreprise est largement recommandée pour ses nombreux avantages mais également pour son incroyable potentiel en termes de CTI et outils intégrés. La rencontre de la téléphonie et des technologies informatiques est un véritable atout pour les entreprises.
Comment installer un standard téléphonique virtuel ?
Pour obtenir un standard téléphonique virtuel très facilement, le Softphone propose une solution simple et intuitive. Une majorité d’entreprises se sont d’ailleurs tournées vers cette solution pour les multiples avantages qu’elle procure. Une fois le choix de votre abonnement réalisé, il vous suffira de déterminer les ordinateurs ainsi que les téléphones mobiles sur lesquels installer le logiciel, comme un simple outil SaaS.
Ensuite, l’installation du standard virtuel est très simple :
Téléchargez le logiciel sur vos appareils
Connectez-vous
Paramétrez vos options
La solution de standard téléphonique virtuel est disponible sur l’ensemble des systèmes d’exploitation, vous pourrez donc télécharger facilement votre Softphone sur IOS ou Android, ou votre logiciel de téléphonie VoIP sur Mac ou Windows.
Migrer vers la téléphonie VoIP : est-il possible de garder son numéro actuel ?
Oui, il est tout à fait possible de garder son numéro actuel, grâce à la portabilité des numéros. Votre numéro de téléphone étant certainement déjà présent sur votre site internet, vos plaquettes commerciales ou enregistré dans le répertoire de vos contacts, il est important de le garder dans le cadre d’une migration vers un standard téléphonique virtuel et une ligne VoIP.
Et bonne nouvelle, dans la très grande majorité des cas, ces démarches de conservation des numéros sont pris en charge par votre nouvel opérateur de téléphonie VoIP, qui se chargera de régler ces détails avec votre ancien opérateur.
Puis-je modifier la configuration de mon standard virtuel ?
Comme pour l’installation, il est facile de gérer les paramètres de son standard téléphonique cloud. Pour cela il suffit d’utiliser l’une des interfaces, ordinateur ou mobile afin de changer les options souhaitées en quelques clics.
Ces modifications ont lieu en temps réel, peuvent être réalisées à n’importe quel moment, depuis n’importe où et font partie du service que doit pouvoir vous offrir votre opérateur VOIP. Ces paramétrages peuvent être débloqués selon plusieurs niveaux d’autorisation, selon les responsabilités des collaborateurs.
Quelle est la différence entre numéro virtuel et standard téléphonique ?
Un numéro virtuel fonctionne exactement comme un numéro de téléphone classique. Il peut toutefois être attribué à plusieurs terminaux en même temps, ordinateurs ou mobiles. Cela permet de rediriger les appels vers plusieurs terminaux sans avoir à donner un numéro standard téléphonique à chacun d’entre eux. Vous pouvez par exemple proposer un numéro unique au niveau national renvoyant vers des agences régionales. Inversement, vous pouvez piloter plusieurs lignes téléphoniques depuis votre standard virtuel.
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Dernière mise à jour: mai 2023.
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